웹페이지의 버튼에는 ‘최신 안내서’라고 적혀 있는데 내려받은 파일명이 final2이고 문서 내부 날짜가 다르면 이용자는 무엇이 현재 버전인지 판단하기 어렵습니다. 다운로드 자료는 버튼, 파일, 문서 내부, 보관 목록의 네 위치를 같은 기준으로 맞춰야 합니다.
모든 다운로드 링크에서 버튼 문구, URL, 파일명, 파일 내부 제목, 버전, 기준일을 수집합니다. 링크가 끊겼거나 다른 문서로 연결되는 항목을 먼저 표시합니다. 개인 정보가 들어간 내부 문서를 공개 파일로 사용하지 않습니다.
이름 규칙에는 문서 주제, 적용 범위, 버전 또는 기준일을 포함합니다. ‘최종’ 같은 상대 표현을 피하고 독자가 파일을 저장한 뒤에도 내용을 식별할 수 있게 합니다. 언어와 지역 버전이 있으면 구분값을 둡니다.
문서 내부 첫 페이지나 속성에도 같은 제목과 버전을 표시합니다. 페이지 내용이 바뀌었는데 파일명만 유지하는 경우 캐시된 옛 파일과 섞일 수 있으므로 배포 정책을 정합니다.
이전 버전은 현재 목록에서 분리하고 기록 보존 필요를 검토합니다. 외부 링크가 많은 문서는 현재 버전 안내를 거쳐 이동시키며 무조건 삭제하지 않습니다. 변경 내역과 적용일을 제공합니다.
모바일 다운로드, 파일 열기, 접근성, 파일 크기와 형식을 시험합니다. 다운로드 수를 문서 이해나 성과로 해석하지 않습니다.
최종 산출물은 버튼, 파일명, 내부 제목, 버전, 기준일, 이전본 상태, 사용 페이지를 담은 문서 배포 명부입니다. 명부가 일치하면 이용자는 저장된 파일만 보고도 어느 자료인지 판단하고 운영팀은 오래된 배포본의 위치를 추적할 수 있습니다.
배포 명부에는 파일을 생성한 원본 문서와 재생성 절차를 연결합니다. 오탈자를 고칠 때 PDF만 직접 수정해 원본과 달라지지 않게 하고, 다음 버전은 승인된 원본에서 다시 만듭니다. 브라우저 캐시와 콘텐츠 전송 계층이 옛 파일을 제공하는지 파일 식별값과 응답으로 확인합니다.
링크 주변에는 파일 형식과 대략적인 용도를 밝혀 이용자가 원하지 않는 다운로드를 시작하지 않게 합니다.